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Foire aux questions sur les programmes de subvention

Comment fonctionnent ces programmes de subvention?

Pour obtenir une subvention afin d'embaucher un étudiant, vous devez soumettre une offre d'auxiliaire ou d'agent contractuel dans le site Web du SPLA en tenant compte du calendrier. Le SPLA transmet un courriel au personnel de l'Université pour les informer de la date d'ouverture des programmes de subvention. C'est le moment à partir duquel vous pouvez transmettre vos offres afin qu'elles soient affichées à la date de mise en disponibilité des fonds.

Tous les étudiants peuvent postuler, qu'ils soient admissibles ou non à l'un ou l'autre des deux programmes de subvention. Dans votre portail Mon SPLA, un élément visuel intégré à l'offre vous permettra de distinguer facilement le statut d'admissibilité de chaque personne ayant postulé. À la fin de l'affichage, vous pourrez choisir le candidat de votre choix, qu'il soit admissible ou non aux programmes études-travail et études-travail pour étudiants étrangers.

Un montant vous est réservé au terme de l'affichage au moment où vous sélectionnez un candidat admissible si des fonds sont encore disponibles. Pour obtenir la subvention, vous devez ensuite répondre à quelques questions en ligne, puis téléverser dans les 10 jours ouvrables dans votre portail Mon SPLA 

  • le contrat original de l'Université Laval pour un poste d'auxiliaire OU
  • une saisie d'écran de PeopleSoft RH, soit l'onglet Lieux de travail du dossier de l'employé dans PeopleSoft RH pour un poste d'agent contractuel.
     

À quel moment dois-je soumettre mon offre?

Vous pouvez soumettre votre offre dès la date d'ouverture des programmes. La date de début de l'affichage que vous inscrivez ne doit toutefois pas être antérieure à la date de mise en disponibilité des fonds (voir le calendrier).

Des subventions pour les deux programmes sont disponibles trois fois par année, généralement au cours du mois qui précède chaque début de session. Si vous souhaitez obtenir une subvention, soumettez vos offres le plus tôt possible dès l'ouverture des programmes (le SPLA transmet un courriel à toutes les unités du campus pour en faire l'annonce). Comme il y a un délai entre l'ouverture des programmes et la mise en disponibilité des fonds (voir le calendrier), si vous transmettez votre offre dès l'ouverture des programmes, cela permettra au Vice-rectorat aux ressources humaines de l'approuver et au SPLA de la traiter pour que l'affichage puisse débuter à la date de mise en disponibilité des fonds. Si vous indiquez une date de début d'affichage antérieure à la date de mise en disponibilité des fonds, votre offre ne sera pas admissible à l'obtention d'une subvention.

Dans la boîte Fonds disponibles ou dans votre portail Mon SPLA, vous pourrez voir en temps réel les sommes restantes pour chaque programme. Vous pouvez soumettre des offres tant que le montant maximal n’a pas été atteint.

Comment sont attribuées les subventions?

Les subventions sont attribuées selon le principe du « premier arrivé, premier servi* ». Plus tôt votre offre sera affichée, à partir de la date de mise en disponibilité des fonds, et plus tôt votre candidat sera sélectionné, plus vous serez susceptible d'obtenir une subvention. Cette dernière est attribuée, s'il reste des fonds**, une fois que vous avez sélectionné, dans votre portail Mon SPLA, un candidat admissible à l'un ou l'autre des programmes de subvention. Vous devez de plus avoir répondu à quelques questions en ligne afin qu'une subvention vous soit attribuée.

Astuce : pour que votre offre soit affichée dès la date de mise en disponibilité des fonds, soumettez-la dès que vous recevrez le courriel du SPLA vous informant des dates d'ouverture des programmes et de mise en disponibilité des fonds -- c'est cette dernière que vous devez inscrire comme date de début d'affichage. Le Vice-rectorat aux ressources humaines aura ainsi le temps de vérifier votre offre et le SPLA de l’afficher dans les temps. Attention de ne pas indiquer une date d'affichage antérieure à la date de mise en disponibilité des fonds, car votre offre ne serait alors pas admissible à l'obtention d'une subvention.

*À noter que le principe de « premier arrivé, premier servi » ne se base pas sur la date de réception de votre offre, mais sur le moment où vous choisissez un candidat admissible dans votre portail une fois l'affichage terminé.

**Avant de choisir un étudiant, vous pouvez vérifier dans la boîte Fonds disponibles ou dans votre portail Mon SPLA s'il reste des fonds pour l'un ou l'autre des programmes et choisir un candidat en conséquence.

Combien de subventions puis-je obtenir à chaque session? / Combien d'offres puis-je soumettre par session?

Par souci d'équité, le nombre de subventions est limité à deux par superviseur (professeur ou chercheur) par session, soit deux postes pour une même offre ou deux postes pour deux offres différentes. Considérant cette limite, la soumission d'un grand nombre d'offres par superviseur ne permettra pas d'obtenir plus de subventions.

Quel est le délai entre la transmission de mon offre et son affichage dans le site du SPLA?

Une fois votre offre transmise, celle-ci doit être approuvée par le Vice-rectorat aux ressources humaines de l’UL. Il faut prévoir jusqu'à 14 jours pour cette étape. Par la suite, elle est transmise au SPLA pour affichage, ce que nous garantissons à l’intérieur d’un délai de 24 heures ouvrables ou en fonction de la date d'affichage que vous avez indiquée.

Prenez ces délais en considération et soumettez votre offre le plus tôt possible en fonction de la date d'ouverture des programmes afin de bénéficier des fonds disponibles. Voir aussi la question À quel moment dois-je soumettre mon offre? et le calendrier du processus.

Comment savoir quels candidats sont admissibles aux subventions?

Dans votre portail Mon SPLA, à la rubrique Mes offres et candidatures du menu, sélectionnez l'offre souhaitée. Vous pourrez voir à côté de chaque personne ayant postulé son « statut d'admissibilité », soit les situations suivantes :

- n'a pas fait de demande d'admissibilité auprès du BBAF
- admissible au programme études-travail*
- admissible au programme études-travail pour étudiants étrangers*
- non admissible à ces programmes
- demande d'admissibilité en traitement
- statut d'admissibilité échu (la vérification du statut d'admissibilité de l'étudiant échoit annuellement; l'étudiant peut refaire une demande chaque année).

*Un étudiant peut être choisi pour un ou plusieurs projets, mais il ne peut être subventionné pour plus de 250 heures par session. Lorsque vous sélectionnez un candidat dans votre portail, le nombre d'heures maximum pour lequel vous pouvez l'embaucher est indiqué.

Si un étudiant n'a pas fait vérifier son admissibilité auprès du BBAF, puis-je le choisir quand même?

Vous pouvez sélectionner un candidat n'ayant pas fait les démarches pour vérifier son admissibilité auprès du BBAF si vous ne voulez pas de subvention. Si l'étudiant consent à faire les démarches auprès du BBAF et qu'il obtient une réponse positive, vous pourrez alors le sélectionner et obtenir une subvention s'il reste suffisamment de fonds pour le programme études-travail.

Note : seuls les étudiants québécois ayant fait ou pouvant faire une demande au Régime de prêts et bourses du Québec peuvent faire vérifier leur admissibilité au programme études-travail par le BBAF. Les étudiants étrangers n'ont pas à faire cette démarche pour le programme études-travail pour étudiants étrangers. Les candidats des autres provinces canadiennes ou en échange ne sont pas admissibles à ces programmes de subvention.

Comment savoir s'il reste des subventions au moment de choisir un candidat?

Dans la boîte Fonds disponibles ou dans votre portail Mon SPLA, vous pourrez voir les sommes restantes pour les programmes études-travail et études-travail pour étudiants étrangers. 

Que faire si je ne suis pas satisfait des candidatures reçues ou si celles-ci ne sont pas admissibles?

Si vous n'avez reçu aucune candidature ou si vous n'êtes pas satisfait des candidatures reçues, vous avez la possibilité de prolonger l'affichage de votre offre pour la durée que vous souhaitez.

Un conseil : vérifiez d'abord les fonds disponibles et prolongez l'affichage de quelques jours seulement afin d'éviter que les fonds ne s'épuisent pendant votre prolongation.

Si, parmi les étudiants qui ont postulé, aucun n'est admissible à l'un ou l'autre des programmes de subvention, vous pouvez embaucher un candidat non admissible (vous n'aurez donc pas de subvention) ou prolonger l'affichage de votre offre pour la durée désirée afin de susciter de nouvelles candidatures.

Si je choisis un étudiant admissible, quelles démarches ai-je à faire pour obtenir la subvention?

Si vous choisissez un étudiant admissible à une subvention et qu'il reste des fonds pour cette subvention, vous devrez fournir quelques renseignements en ligne :

  • les dates de début et de fin de l'emploi,
  • le nombre d'heures par semaine.

La somme de la subvention sera alors réservée pour votre candidat.

Vous devrez alors téléverser, à partir de l'offre dans votre portail Mon SPLA, le contrat original de l'Université Laval dans les 10 jours ouvrables et nous indiquer la combinaison comptable du compte de revenus dans lequel la subvention sera versée*. Si le contrat n'est pas reçu dans ce délai, la subvention sera annulée et les fonds seront remis en disponibilité. Dans le cas de l'embauche d'un agent contractuel, vous devez téléverser une saisie d'écran de PeopleSoft RH, soit l'onglet Lieux de travail du dossier de l'employé.

*Si vous ne connaissez pas la combinaison comptable requise, vous pouvez vous adresser au technicien en administration ou à l'agent de secrétariat de votre unité.

Puis-je modifier mon offre ou les conditions du contrat? / Puis-je annuler mon offre?

Pour modifier une offre pendant ou après l'affichage ou encore les conditions d'un contrat qui ne seraient pas conformes à l'affichage, vous devez communiquer avec une des personnes responsables de l'approbation des offres d'auxiliaire aux ressources humaines de l'Université Laval. Transmettez votre demande par courriel au VRRH en mettant le SPLA en copie conforme (spla@spla.ulaval.ca) et prenez soin d'indiquer le numéro de l'offre concernée.

Il n'est pas possible d'annuler une offre pendant son affichage. Si les conditions du projet changent une fois l'affichage terminé et que vous devez l'annuler, si une subvention vous avait été accordée, vous perdrez celle-ci. Si vous affichez par la suite une nouvelle offre en fonction du nouveau projet, vous devrez recommencer le processus et attendre la fin des 7 jours d'affichage pour choisir un candidat. Vérifiez les fonds disponibles au préalable si vous désirez obtenir une subvention.

Puis-je prolonger l'affichage de mon offre? 

Oui, vous pouvez le faire dans votre portail Mon SPLA dès le lendemain de la date limite initiale. La durée de la prolongation est à votre discrétion.

Un étudiant que j'ai sélectionné peut-il faire créditer son expérience?

Les emplois offerts dans le cadre des programmes études-travail et études-travail pour étudiants étrangers peuvent être crédités comme projets dirigés ou acceptés comme stages. L'étudiant est responsable d'effectuer les démarches nécessaires auprès des ressources concernées afin d'obtenir les crédits.

Si le statut de mon candidat change pendant le contrat et qu'il devient non admissible à la subvention, que se passe-t-il?

Si l'étudiant devient non admissible, par exemple parce que son statut passe de temps complet à temps partiel en cours de contrat, la subvention sera annulée. Un courriel vous sera alors transmis pour vous en informer et les fonds seront remis en disponibilité.

Si le statut de l'étudiant devient à temps partiel après la date limite d'abandon des cours sans remboursement des frais de scolarité, la subvention vous sera versée comme prévu.

Si des fonds deviennent disponibles pendant la session, en serai-je informé?

Au moment de choisir votre candidat, s'il ne reste plus de fonds, vous serez sur une liste d'attente. Le SPLA communiquera avec vous si des fonds se libèrent.